Softwares de gestão de frotas: tudo que você precisa saber para modernizar e facilitar o gerenciamento

Softwares de gestão de frotas: tudo que você precisa saber para modernizar e facilitar o gerenciamento

Os softwares de gestão de frotas são, atualmente, ferramentas comuns no dia a dia de um bom gerenciamento, focado em resultados para garantir a competividade no mercado. Mas será que você precisa adotar algum sistema de controle e otimização da operação?

Trazemos abaixo um cenário comum nas empresas antes de adotar sistemas de gestão: 

- As planilhas se acumulam na mesa e a gestão de frotas começa a parecer um monte de papel empilhado; 

- Os dados e informações são difíceis de serem analisados e utilizados estrategicamente; 

- A equipe possui pessoas específicas para produção das planilhas e checagem dos dados;

- Papéis físicos precisam ser transformados em planilhas digitais, tomando tempo da equipe de análise do conteúdo e digitação;  

- Os dados, ao final da compilação, parecem confusos e não trazem alertas quanto à necessidades rotineira (manutenção preventiva, desempenho, dentre outros);

- Os resultados do departamento de frotas parecem ter estacionados ou tem diminuído, com constantes perdas e/ou aumento de custos de forma excessiva. 

Se o cenário descrito corresponde a sua realidade, está na hora de modernizar sua gestão usando softwares para facilitar a gestão. Esses softwares permitem o gerenciamento e otimização da operação dos veículos e transporte. A partir deles, é possível monitorar a localização dos veículos, controlar o consumo de combustível, agendar manutenções, gerenciar motoristas e muito mais. 

Entre os principais benefícios da adoção da tecnologia para a gerenciamento estão:

- Automação dos processos, com padronização dos dados 

- Melhoria nos resultados de produtividade e redução dos erros na gestão

- Controle e planejamento de manutenções preventivas e corretivas

- Acompanhamento do desempenho dos veículos e motoristas

- Rastreamento de quilometragem e manutenção de registros

- Melhor análise do tempo de vida útil da frota

- Acompanhamento em tempo real da localização dos veículos

- Controle de consumo de combustível

- Redução de custos operacionais

- Aumento da produtividade e eficiência da frota

- Melhoria na segurança dos motoristas e dos veículos

- Controle de custos e faturamento

- Melhoria no controle de estoque

- Maior capacidade de negociação com clientes e fornecedores 

- Avanço dos índices de desempenho 

Como adotar e escolher o melhor sistema?

Para avaliar qual a sua necessidade leve em consideração suas necessidades e objetivos. Uma boa dica é listar as principais dificuldades e gargalos, separando cada uma conforme o grau de urgência de resolução. Depois, pensar na complexidade da sua gestão, tendo em vista a quantidade de veículos e funcionários envolvidos. 

Coloque também metas de transição, com um cronograma de implementação. O cronograma deve levar em consideração etapas após a instalação também, como período de treinamento dos funcionários. 

Dentro desta perspectiva faça a uma pesquisa sobre os diferentes softwares disponíveis no mercado, que atendam sua realidade. Leve em consideração a possibilidade de resolução de mais de um problema em uma única aquisição ou contratação, de customização da ferramenta para atender as demandas listas, facilidade em ajustes e no atendimento pós-venda de suporte.  

Após a implementação e treinamento dos funcionários para o correto uso, faça regularmente o desempenho, avaliando a necessidade de ajustes, bem como de expansão de uso dos dados para garantir o melhor gerenciamento. 

As principais soluções existentes no mercado trazem soluções para:

- Monitoramento e rastreamento de veículos, que permite monitorar em tempo real a localização dos veículos, bem como seu desempenho e utilização. 

- Gerenciamento dos motoristas, com análise de desempenho desde a contratação, treinamento, monitoramento de horas de trabalho e descanso, para garantir o cumprimento das leis trabalhistas e evitar a fadiga.

- Roteirização dos deslocamentos, com priorização de rotas mais eficientes, em relação à segurança, rápidas ou em melhores condições de circulação, dependendo da necessidade de cada remessa.

- Telemetria, com dados sobre velocidade média, aceleração e frenagem, tempo de parada, distância percorrida, temperatura do motor, e outros.  

- Manutenção dos veículos, para acompanhamento e correta aplicação a manutenção preventiva, evitando a possibilidade de perda de recursos com manutenção corretiva, prolongando a vida útil dos veículos e trazendo mais segurança aos profissionais. 

- Controle de custos, para sistematizar os dados que levem à sustentabilidade financeira da gestão de frotas, tendo em vista o monitoramento de custos com combustível, manutenção, seguro e depreciação dos veículos.

- Controle do consumo de combustível, com avaliação do desempenho de cada veículo – média por quilometro rodado - e motorista, correta destinação dos recursos, controle de consumo, planejamento de abastecimento para melhor avaliação do estoque. 

Gestão de abastecimento

É comum que o controle de combustível ganhe o topo da lista de “urgência”, quando avaliadas as necessidades e objetivos para modernização da gestão de frotas. Uma vez que o combustível representa um dos principais custos operacionais de uma frota de veículos. Com uma gestão de abastecimento eficiente é possível reduzir os custos operacionais de uma frota de veículos, aumentar a eficiência e a produtividade dos motoristas e garantir a segurança e o bom funcionamento dos veículos.

Softwares de gestão de abastecimento

A partir do uso da tecnologia na gestão, com a adoção de softwares de gestão de abastecimento, o gestor pode:

- Ter mais controle do consumo ao identificar problemas de eficiência e/ou desvios;

- Contar com registros eletrônicos dos abastecimentos;

- Controle das bombas de abastecimento;

- Dados confiáveis para análise de desempenho, produtividade e custos. As informações podem trazer identificação de oportunidades de redução de despesas com combustível, com melhoria no consumo e melhores negociações com os fornecedores.

Com o ÈPTÁ SGA, o gestor de frotas conta ainda com soluções de otimização de diversos outros processos, como a gestão virtual do estoque, necessidade de manutenções preventivas, controle de consumo e desempenho por veículo e motorista, acompanhamento de estoque. 

Além disso, o gestor conta com relatórios gerenciais diversos, facilitando a análise de outros pontos da gestão, tais como gerenciamento dos motoristas e monitoramento da vida útil dos veículos. Podendo, ainda, receber alertas para abastecimento fora do padrão. Tudo isso disponível a qualquer hora, em qualquer computador, tablet ou celular, basta apenas estar conectado à internet. 

Saiba mais sobre o que o software de gestão de abastecimento da 7Tec pode fazer pela sua gestão clicando aqui.