Como controlar o abastecimento da sua frota?

Como controlar o abastecimento da sua frota?

Para fazer um bom controle de abastecimento da frota, primeiro é preciso ter clareza quanto aos seus objetivos e benefícios. 

O controle de abastecimento é uma maneira de otimizar o consumo de combustíveis, garantindo melhor uso dos recursos, mais produtividade e economia na operação.

Em resumo, ao adotar soluções de controle de abastecimento o gestor deve ter em mente a eficiência, tanto no planejamento, quanto na avaliação de possíveis perdas. Por isso que o bom controle é feito com base em dados que permitem vislumbrar toda a operação.

Como conseguir esses dados?

A forma mais antiga, usadas nas empresas que possuem frota e postos próprios, é através das planilhas de abastecimento, que contém normalmente informações sobre veículo, data, horário quilometragem no momento do abastecimento, local onde foi feito, nome do motorista, nome do profissional responsável e quantidade de combustível abastecido. 

Essas planilhas podem funcionar inicialmente, mas elas trazem algumas dificuldades para a avaliação dos resultados e até mesmo a identificação de possíveis desvios, sendo as mais comuns:

- O longo tempo despendido no cruzamento de dados, para avaliar a eficiência dos veículos e correta destinação do combustível;

- Em casos de planilhas preenchidas à mão, a dificuldade de leitura, por causa de rasuras ou mesmo da existência de profissionais com escrita de difícil leitura;

- Se tabelas em tabelas de computadores, como excel, a facilidade na manipulação e na alteração de dados, que podem esconder possíveis erros.

Inovadoras e mais indicadas atualmente, as soluções tecnológicas fornecem dados mais concisos e confiáveis, apresentados em relatórios gerenciais, que permitem a realização do controle de abastecimento de forma mais dinâmica, ágil e eficiente. 

Em um bom sistema de controle de abastecimento todos os dados mais importantes estão presentes, de forma automatizada: identificação da frota e dos motoristas; realização da manutenção preventiva, quilometragem, dados do abastecimento, dos profissionais envolvidos na operação etc. É o que fornece, por exemplo, o ÈPTÁ SGA. 

E tudo isso pode ser acessado em tempo real, a partir de computadores, notebooks, tablets ou até mesmo smartphones, desde que conectados à internet. É possível, também, que o gestor receba alertas de abastecimento fora do padrão. Ou seja, o tempo dispendido para o cruzamento de dados nas planilhas pode ser usado para outras atividades. 

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